Jaminan Ketersediaan Obat, Vaksin dan BMHP agar Terhindar dari Kekosongan maupun Kedaluwarsa

Tanjungpinang, Dinamikaglobaltimes.id 

Sebagai bagian dari upaya mewujudkan Visi BIMA SAKTI, berbagai upaya berbenah di bidang kesehatan telah, sedang dan akan terus dilakukan sejak awal 2025. Secara konseptual berbagai upaya pembenahan yang dilakukan tidak lepas dari keinginan mewujudkan tersedianya layanan kesehatan yang semakin berkualitas. 

Obat, vaksin, dan bahan medis habis pakai (BMHP) merupakan komponen yang tidak tergantikan dalam pelayanan kesehatan.           Pengelolaan obat dan BMHP harus dilakukan secara baik, efektif, dan efisien, dengan tujuan menjamin ketersediaan yang tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tepat mutu di fasilitas pelayanan kesehatan.

Kota Tanjungpinang tercatat memiliki ketersediaan obat mencapai 100 % dan nilai kedaluwarsa obat di UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan mengalami penurunan hampir 98%.

Grafik 1 :

Data Puskesmas di Kota Tanjungpinang 100% melaporkan dan memiliki ketersediaan obat esensial diatas 80 %

Grafik 2 :

Data penurunan obat kedaluwarsa di UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan Kota Tanjungpinang.

Secara ringkas dapat dipaparkan dalam 7 strategi utama manajemen logistik kefarmasian dalam menjamin ketersediaan obat, vaksin dan bahan medis habis pakai bebas dari kekosongan dan kedaluwarsa sebagai berikut :

1. Sistem Pengadaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai Secara Bertahap. Kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai bersifat fluktuatif. Karena menyesuaikan pola konsumsi obat yang mengikuti ritme pemakaian dengan kecenderungan naik turun, seiring kenaikan kasus penyakit.

Selain itu, pola peresapan yang berubah dan adanya penyesuaian regimen pengobatan juga memengaruhi jenis serta jumlah obat yang dibutuhkan. Kondisi ini menuntut adanya sistem pengadaan yang adaptif dan fleksibel. Sehingga, mampu menyesuaikan kebutuhan sesuai situasi, mengantisipasi lonjakan pemakaian, serta menjamin ketersediaan obat tanpa menimbulkan kekosongan maupun penumpukan stok.

Pengadaan obat dan bahan medis habis pakai dilakukan dalam 3 tahap yaitu :

1. Tahap pengadaan awal tahun  untuk segera memenuhi kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai yang sudah mengalami kekosongan sampai menunggu pemesanan rutin berikutnya berdasarkan hasil desk penyusunan rencana kebutuhan obat Puskesmas se Kota  Tanjungpinang. Jangka waktu pengiriman obat pada tahap pengadaan ini lebih singkat yaitu 30 s/d 60 hari kalender. Item obat dan bahan medis habis pakai yg dipesan pun adalah yang rutin digunakan untuk pelayanan kesehatan dasar berdasarkan data ketersediannya hanya tinggal 2-3 bulan lagi.

2. Tahap pengadaan rutin dimana tahap ini hampir 95 % anggaran terserap untuk dilakukan pengadaan obat sesuai hasil desk penyusunan rencana kebutuhan obat Puskesmas se Kota  Tanjungpinang. Jangka waktu pengiriman obat pada tahap ini lebih lama yaitu 120-150 hari kalender dikarenakan item dan  volumenya lebih banyak

3. Tahap pengadaan Akhir yaitu untuk memenuhi kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai yang berdasarkan hasil monitoring pemakaian obat sampai triwulan 3 mengalami kenaikan data konsumsinya dikarenakan kenaikan kasus penyakit dengan sisa stok yang sudah menipis. Pada tahap pengadaan ini dilakukan untuk mengantisipasi kekosongan obat sampai menjelang anggaran masuk tahun depan.

Sistem pengadaan bertahap ini dapat dilakukan berkat dukungan penganggaran di SIPD yang menyebutkan belanja pengadaan obat dan bahan medis habis pakai tersebut dalam 1 paket atau dalam satu tahun, tidak dikunci dan dirincikan item dan harganya. Karena ini akan menyulitkan saat melakukan pengadaan tidak bisa fleksibel sesuai kebutuhan. Dan sulit saat penyesuaian harga pada saat pembelian yang dapat mengakibatkan obat tersebut tidak bisa dipesan dan menghasilkan silva. Sehingga,  menurunkan angka realisasi penyerapan anggaran obat dan bahan medis habis pakai tersebut.

Tabel 1 :

Data Anggaran Pengadaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Dinas Kesehatan, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kota Tanjungpinang

2. Koordinasi Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan Obat (LPLPO).

Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan Obat (LPLPO) adalah bentuk pencatatan dan pelaporan obat dan Bahan Medis Habis Pakai yg dilakukan oleh Puskesmas ditujukan ke Dinas Kesehatan melalui UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan.

LPLPO selanjutnya diverifikasi oleh Kepala UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan untuk dilakukan pengecekan kesesuaian data permintaan obat dengan data pemakaian dan ketersediaan stok  di Puskesmas dikolaborasikan dengan ketersediaan stok di gudang UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan. Dan ini menjadi dasar pertimbangan saat menentukan jumlah obat yang akan didistribusikan untuk puskesmas tersebut.

Jika terdapat obat yang menumpuk di puskesmas berdasarkan LPLPO yang dikirim maka akan dilakukan koordinasi dengan petugas farmasi puskesmas untuk pemanfaatan obat tersebut agar lebih optimal dan terhindar dari penumpukan dan kedaluwarsa obat. Dan juga menerapkan system subsitusi untuk mengganti kekosongan obat tertentu sejalan dengan mengoptimalkan penggunaan obat lain yang menjadi subsituennya namun tidak mengurangi efektivitas terapi pengobatan.

Verifikasi LPLPO untuk memastikan permintaan sesuai kebutuhan dan distribusi dilakukan maksimal 3 hari setelah LPLPO diterima. UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan Kota Tanjungpinang secara rutin melakukan monitoring dan evaluasi terhadap keakuratan pencatatan dan pelaporan obat puskesmas melalui LPLPO.

LPLPO Puskesmas tidak hanya dibuat untuk obat dan bahan medis habis pakai rutin. Tetapi juga untuk pencatatan dan pelaporan obat-obat program kesehatan nasional.

Gambar 1 : Dokumentasi MONEV UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan terhadap LPLPO Puskesmas.

3. Koordinasi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai Program Kesehatan Nasional

Obat dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP)  Program Kesehatan Nasional adalah penerimaan bersumber dari Kementerian Kesehatan RI melalui Dinas Kesehatan Provinsi Kepulauan Riau.

UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan selaku UPTD Dinas Kesehatan, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kota Tanjungpinang yang bertugas mengelola obat, vaksin dan Bahan medis habis pakai untuk puskesmas dan rumah sakit sebagai pelanggan pengguna obat program nasional. Saat ini UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan telah mengelola 13 obat program kesehatan nasional , ALat Kontrasepsi beserta logistiknya dan 17 jenis BMHP Pemeriksaaan Kesehatan Gratis (PKG).

Tabel 2 :

Data Jenis Obat dan BMHP Program yang dikelola satu pintu di UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan Kota Tanjungpinang

Pengelolaan obat program dilakukan secara satu pintu (One gate policy) di UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan Kota Tanjungpinang. Obat Program yang akan diterima oleh UPTD BPFAK akan dikoordinasikan terlebih dahulu dengan penanggungjawab setiap program untuk dipastikan pemanfaatannya. Saat penjemputan ke Instalasi Farmasi Provinsi tim farmasi terlebih dahulu melakukan filter dengan mengkonfirmasi kesesuaian item, jumlah dan kedaluarsa obat kepada penanggung jawab program untuk memastikan obat tersebut bisa diterima dan dimanfaatkan oleh fasilitas kesehatan yaitu Puskesmas dan Rumah Sakit , obat yang beresiko tidak terpakai akan ditolak.

Obat dan Bahan Medis Habis Pakai Program Kesehatan Nasional  yang masih tersimpan sebagai buffer dilakukan monitoring berkala pemanfaatan dan kadaluarsanya dan   berkoordinasi penanggungjawab program sehingga bisa dioptimalkan untuk segera didistribusikan ke fasilitas kesehatan.

4. Distribusi obat dan Bahan Medis Habis Pakai Secara Serentak

Pendistribusian secara serentak dilakukan terhadap Obat dan Bahan Medis Habis Pakai.  Program Kesehatan agar pelaksanaan dan pencapaian target kerja sasaran program dapat terlaksana dengan baik,  dengan telah tersedianya logistik yang diperlukan. Sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023. Pemerintah pusat dan daerah berkewajiban                      menjamin ketersediaan, pemerataan, dan keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan bagi masyarakat.

Penerapan menjamin ketersediaan, dan pemerataan obat dan perbekalan kesehatan dilakukan melalui distribusi serentak ke seluruh Puskesmas dan Rumah Sakit. Distribusi serentak juga bertujuan untuk menghindari penumpukan obat Program di gudang UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan. Sehingga,  menghindari juga terjadinya kedaluwarsa obat. Distribusi serentak ini dilakukan ketika ada penerimaan obat program yang masuk untuk kemudian dikoordinasikan dengan penanggungjawab program tersebut untuk menindaklanjuti dengan membuat surat alokasi pembagian obat kepada semua fasilitas kesehatan yang membutuhkan.

Selanjutnya berdasarkan surat alokasi program tersebut, UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan mendistribusikan secara serentak kepada semua fasilitas kesehatan (Puskesmas dan Rumah Sakit).

Gambar 2 : Dokumentasi Surat Alokasi Program dan pendistribusian secara serentak.

5. Stok Opname secara Berkala

Stok Opname dilakukan per 3 bulan di UPTD Balai Pengelolaan Farmasi dan Alat Kesehatan. Dengan tata cara menghitung fisik barang, disesuaikan dengan pencatatan kartu stok dan pelaporan di sistem.

Data hasil stok opname selanjutnya dievaluasi untuk ditindaklanjuti sebagai berikut :

1. Ditarik data obat dan bahan medis habis pakai yang akan kedaluwarsa menjelang 6 bulan kedepan, dan obat –obat yang slow moving tidak banyak pengeluaran namun stoknya masih banyak untuk dilakukan redistribusi mengoptimalkan pemakaian obat tersebut  berkoordinasi dengan Puskesmas.

2. Ditarik data obat dan bahan medis habis pakai dengan tingkat kecukupan tinggal 2-3 bulan lagi untuk selanjutnya ditindaklanjuti monitoring dan koordinasi percepatan pengiriman obat dari pengadaan atau menindaklanjuti dengan permintaan buffer dan pengadaan.

Data hasil stok opname memuat sisa stok semua jenis obat dan bahan medis habis pakai dari semua sumber penerimaan yaitu sumber anggaran APBD I, APBD II, APBN, dan DAK yang sudah telah cocok dengan data mutasi penerimaan dan pengeluaran. Stok Opname juga dilakukan saat audit external dari Inspektorat Kota Tanjungpinang dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) / Badan Pemeriksa Keuangan Provinsi (BPKP) RI.

Gambar 3 : Dokumentasi  Stok Opname Obat, Vaksin dan Bahan Medis Habis Pakai

6.  Menerapkan Sistem FEFO (First Expired First Out)

Penerimaan obat dengan masa kedaluwarsa yang berbeda-beda setiap kali kedatangan dilakukan pencatatan , penandaan dan monitoring  saat penyimpanan dan pendistribusian sehingga obat dengan masa kedaluarsa tercepat akan dikeluarkan terlebih dahulu. Penandaan FEFO (First Expired First Out) dilakukan dengan :

1. Saat Penerimaan barang, dicatat tanggal kedaluwarsa setiap obat yang masuk dalam buku penerimaan, kartu stok dan dalam sistem aplikasi logistik (SMILE)

2. Saat penyimpanan di gudang, disusun dengan memperhatikan tanggal kedaluwarsa. Obat dengan kedaluwarsa lebih cepat ditempat dibagian depan agar mudah diambil terlebih dahulu, dan diberi label penanda khusus.

3. Saat mengeluarkan obat untuk Puskesmas atau Rumah Sakit, informasi obat yang aka dikeluarkan dari stok tercantum di lembar LPLPO yang ditelah diverifikasi dan dipastikan ulang saat pengecekan ketika akan didistribusikan.

4. Pemantauan rutin memastikan tidak ada obat yang terlewat saat pengeluaran dan berpotensi kedaluwarsa.

Gambar 3 : Dokumentasi  penandaan FEFO

7. Sistem Monitoring Inventaris Logistik secara Elektronik (SMILE)

Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2024 menjelaskan pengendalian ketersediaan Perbekalan Kesehatan melalui Sistem Informasi Kesehatan yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Kesehatan Nasional untuk memastikan tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau kekosongan Perbekalan Kesehatan. Termasuk mempersiapkan stok penyangga.

SMILE (Sistem Monitoring Inventaris Logistik secara Elektronik) merupakan sistem informasi di bidang manajemen logistik yang terintegrasi dalam platform SATUSEHAT yang digunakan oleh pemerintah pusat, daerah sampai tingkat layanan terkecil. Sistem ini awalnya digunakan untuk imunisasi (vaksin, rantai dingin dan alat pendukung). Kemudian diperluas untuk mengelola obat program dan bahan medis habis pakai program lainnya. Termasuk ke depan nya akan diterapkan untuk obat-obat esensial dan BMHP Pemeriksaan Kesehatan Gratis (PKG) dengan tujuan Pemerintah pusat dapat melakukan monitoring ketersediaan di daerah sampai ke tingkat layanan terkecil.

Ruang lingkup SMILE mencakup pencatatan pemesanan, penerimaan, pengeluaran/ distribusi dan pembuangan (Jika sudah kedaluwarsa). Dimana serangkaian kegiatan tersebut adalah keseluruhan dari pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai yang tercatat melalui sistem SMILE .

Melalui SMILE ini Kabupaten / Kota dapat menarik data untuk bisa memantau ketersediaan stok di setiap Puskesmas untuk realokasi atau reditsribusi bila ada kelebihan atau kekurangan. Begitu juga dengan tingkat Provinsi dan Pusat.

Gambar 4 : Tampilan dasboard SMILE. (***).